Een interne audit voor ISO 9001 is een controle binnen je eigen organisatie waarmee je onderzoekt of het kwaliteitsmanagementsysteem werkt zoals afgesproken. Je controleert niet alleen of procedures op papier kloppen, maar vooral of medewerkers en processen in de praktijk volgens de gemaakte afspraken werken.
Wat is een interne audit? Een interne audit is een systematische controle van processen, werkwijzen en het managementsysteem binnen je eigen organisatie. Bij ISO 9001 gebruik je de interne audit om te beoordelen of het kwaliteitsmanagementsysteem voldoet aan de eigen afspraken én of het goed wordt uitgevoerd en onderhouden.
De interne audit is daarmee veel meer dan een controle voor het behalen van een ISO-certificaat. Een goede audit laat zien waar processen goed functioneren, waar afspraken niet worden gevolgd en waar kansen liggen om de organisatie verder te verbeteren.
Wat is een interne audit volgens ISO 9001?
ISO 9001 verlangt dat een organisatie op geplande momenten interne audits uitvoert. Daarmee verzamel je informatie over de werking van het kwaliteitsmanagementsysteem. Je onderzoekt bijvoorbeeld of processen worden uitgevoerd zoals ze zijn beschreven, of verantwoordelijkheden duidelijk zijn en of verbetermaatregelen daadwerkelijk worden opgevolgd.
De interne audit hoort bij het onderdeel evalueren en verbeteren van het managementsysteem. Binnen ISO 9001 wordt dit behandeld in hoofdstuk 9.2.
Een interne audit is dus geen inspectie waarbij je probeert medewerkers op fouten te betrappen. Het doel is vaststellen of het systeem doet wat de organisatie ervan verwacht en waar verbetering mogelijk is.
Is een interne audit verplicht voor ISO 9001?
Ja. Wanneer je organisatie volgens ISO 9001 werkt of ISO 9001-gecertificeerd wil worden, moet je interne audits uitvoeren. De norm schrijft echter niet voor dat iedere organisatie exact dezelfde auditplanning moet gebruiken.
Je bepaalt zelf een passend auditprogramma. Daarbij houd je onder andere rekening met het belang van processen, veranderingen binnen de organisatie en de resultaten van eerdere audits.
Dat betekent ook dat de vaak genoemde regel dat ieder proces één keer per jaar geaudit moet worden geen algemene ISO 9001-regel is. De auditfrequentie moet logisch en aantoonbaar passen bij jouw organisatie.
Wat controleer je tijdens een ISO 9001-audit?
Welke onderwerpen je controleert hangt af van de scope en het doel van de audit. Je kunt tijdens een interne audit bijvoorbeeld kijken naar:
- of processen worden uitgevoerd zoals binnen de organisatie is afgesproken;
- of medewerkers weten welke verantwoordelijkheden en bevoegdheden zij hebben;
- of registraties en documenten actueel en beschikbaar zijn;
- of risico's, kansen en verbeterpunten worden opgevolgd;
- of klachten en afwijkingen correct worden behandeld;
- of corrigerende maatregelen daadwerkelijk effect hebben;
- of kwaliteitsdoelstellingen worden gevolgd;
- of eerdere auditbevindingen zijn afgehandeld;
- of het kwaliteitsmanagementsysteem in de dagelijkse praktijk wordt toegepast.
Een interne audit hoeft daarom niet te betekenen dat je urenlang documenten doorneemt. Juist gesprekken met medewerkers, observaties op de werkvloer en het volgen van een daadwerkelijk klant- of productieproces leveren vaak belangrijke informatie op.
Hoe voer je een interne audit voor ISO 9001 uit?
Een interne audit hoeft niet ingewikkeld te worden gemaakt. Voor veel organisaties werkt een praktische aanpak in een aantal vaste stappen het beste.
-
Bepaal wat je gaat auditen.
Kies bijvoorbeeld een proces, afdeling of specifiek onderdeel van het kwaliteitsmanagementsysteem. -
Bepaal de auditcriteria.
Leg vast waaraan je de praktijk gaat toetsen. Dit kunnen eisen uit ISO 9001 zijn, maar ook eigen procedures, werkafspraken of klantvoorwaarden. -
Bereid de audit voor.
Bekijk relevante documenten, eerdere afwijkingen, risico's, klachten en resultaten van eerdere audits. -
Controleer de praktijk.
Praat met medewerkers, bekijk registraties en volg indien mogelijk een echt proces van begin tot eind. -
Leg bevindingen vast.
Beschrijf wat goed gaat en noteer afwijkingen of verbeterpunten concreet. -
Volg acties op.
Zorg dat duidelijk is wie verantwoordelijk is, welke actie nodig is en wanneer wordt gecontroleerd of deze actie heeft gewerkt.
Voorbeeld van een interne audit ISO 9001
Voorbeeld: audit van het klantproces
Stel dat een organisatie wil controleren hoe aanvragen van nieuwe klanten worden verwerkt. Tijdens de interne audit volgt de auditor één of meerdere opdrachten vanaf de eerste aanvraag tot de uiteindelijke levering.
De auditor kan bijvoorbeeld controleren:
- hoe een klantaanvraag wordt geregistreerd;
- wie beoordeelt of de opdracht uitgevoerd kan worden;
- hoe eisen en afspraken met de klant worden vastgelegd;
- of medewerkers volgens de afgesproken werkwijze werken;
- hoe wijzigingen tijdens de opdracht worden verwerkt;
- hoe de organisatie controleert of de klant tevreden is;
- wat er gebeurt wanneer een fout of klacht ontstaat.
Tijdens zo'n audit kan bijvoorbeeld blijken dat medewerkers in de praktijk een andere werkwijze gebruiken dan in de procedure staat. Dat hoeft niet automatisch te betekenen dat de praktijk verkeerd is. Het kan ook betekenen dat de procedure verouderd is. De audit maakt zo'n verschil zichtbaar zodat de organisatie een bewuste keuze kan maken.
Interne audit en externe ISO 9001-audit: wat is het verschil?
Wanneer mensen zoeken naar een ISO 9001-audit, kunnen ze zowel de interne audit als de externe certificeringsaudit bedoelen. Het belangrijkste verschil is wie de audit uitvoert en met welk doel.
| Interne audit | Externe audit |
|---|---|
| Wordt georganiseerd door de eigen organisatie. | Wordt uitgevoerd door een externe partij, bijvoorbeeld een certificerende instelling. |
| Onderzoekt of het managementsysteem werkt en waar verbetering mogelijk is. | Onderzoekt onder andere of de organisatie voldoet aan de eisen voor certificering. |
| Is onderdeel van het eigen ISO 9001-managementsysteem. | Maakt onderdeel uit van het certificatieproces. |
| Kan gedurende het jaar volgens een eigen auditprogramma worden uitgevoerd. | Wordt volgens de auditcyclus van de certificerende instelling gepland. |
Wie mag een interne ISO 9001-audit uitvoeren?
Een interne auditor moet voldoende kennis en vaardigheden hebben om de audit betrouwbaar uit te voeren. Daarnaast moet de audit zo worden georganiseerd dat de objectiviteit en onpartijdigheid van het auditproces behouden blijven.
In een kleine organisatie kan dat soms betekenen dat iemand een ander proces controleert dan het proces waarvoor die persoon zelf verantwoordelijk is. Een organisatie kan er ook voor kiezen om een externe auditor in te schakelen voor de interne audit.
Hoe vaak moet een interne audit worden uitgevoerd?
ISO 9001 noemt geen vaste frequentie zoals één keer per kalenderjaar voor ieder afzonderlijk proces. De organisatie moet audits uitvoeren op geplande intervallen en daarvoor een auditprogramma bepalen.
Een belangrijk of risicovol proces kan bijvoorbeeld vaker worden gecontroleerd dan een eenvoudig proces dat al jaren stabiel functioneert. Ook grote veranderingen, klachten, incidenten of eerdere afwijkingen kunnen aanleiding zijn om eerder opnieuw te auditen.
Het belangrijkste is dat je kunt uitleggen waarom jouw auditplanning passend is. Een auditkalender moet aansluiten op de processen en risico's van de organisatie en niet alleen bestaan omdat er binnenkort een certificeringsaudit plaatsvindt.
Wat moet je vastleggen van een interne audit?
Je moet kunnen aantonen dat de interne audits zijn uitgevoerd en wat daarvan de resultaten waren. In de praktijk is het verstandig om minimaal vast te leggen:
- datum van de audit;
- onderwerp en scope van de audit;
- auditcriteria;
- naam van de auditor;
- onderzochte processen of onderdelen;
- bevindingen en eventuele afwijkingen;
- benodigde correcties of verbeteracties;
- verantwoordelijke voor de opvolging;
- status en controle van de uitgevoerde acties.
Veelgemaakte fouten bij interne ISO 9001-audits
Alleen documenten controleren
Een managementsysteem moet vooral in de praktijk functioneren. Kijk daarom niet alleen naar procedures, maar ook naar wat medewerkers daadwerkelijk doen.
De audit als checklist behandelen
Een checklist kan helpen, maar mag niet verhinderen dat je doorvraagt wanneer iets opvallends naar voren komt.
Alleen vlak voor certificering auditen
De interne audit is onderdeel van de normale werking van het managementsysteem en niet alleen een voorbereiding op de externe auditor.
Verbeterpunten niet opvolgen
Een audit heeft weinig waarde wanneer bevindingen worden geregistreerd maar vervolgens geen eigenaar, actie of opvolging krijgen.
Interne audit uitvoeren met ISO Portal Online
Met ISO Portal Online kun je de verschillende onderdelen van je ISO 9001-managementsysteem centraal vastleggen en actueel houden. Daardoor kun je tijdens een interne audit snel controleren welke afspraken zijn gemaakt, wie verantwoordelijk is en welke registraties en verbeteracties aanwezig zijn.
Gebruik de interne audit daarbij niet alleen om te controleren of informatie is ingevuld. Vergelijk de informatie in het managementsysteem met de dagelijkse praktijk. Wanneer tijdens de audit een afwijking, risico of verbeterpunt wordt gevonden, kun je dit vervolgens meenemen in de verdere opvolging van het managementsysteem.
Veelgestelde vragen over de interne audit
Wat is de betekenis van een interne audit?
Een interne audit is een systematische controle die vanuit de eigen organisatie wordt uitgevoerd om te beoordelen of processen en afspraken goed worden toegepast. Bij ISO 9001 gebruik je de audit om de werking van het kwaliteitsmanagementsysteem te beoordelen.
Is een interne audit verplicht voor ISO 9001?
Ja. ISO 9001 vereist dat organisaties op geplande momenten interne audits uitvoeren om informatie te verkrijgen over de werking en conformiteit van het kwaliteitsmanagementsysteem.
Hoe vaak moet een interne ISO 9001-audit plaatsvinden?
Er is geen algemene regel dat ieder proces exact één keer per jaar moet worden geaudit. De auditfrequentie moet worden bepaald op basis van onder andere het belang van processen, veranderingen en eerdere auditresultaten.
Wat is een voorbeeld van een interne audit?
Je kunt bijvoorbeeld het verkoopproces auditen door een klantaanvraag van offerte tot levering te volgen. Je controleert daarbij of afspraken worden nageleefd, registraties aanwezig zijn en afwijkingen goed worden opgevolgd.
Is een interne audit hetzelfde als een interne controle?
Niet helemaal. Een interne controle kan één specifieke controle binnen een proces zijn. Een interne audit is breder en systematischer en wordt uitgevoerd aan de hand van vooraf bepaalde auditcriteria en een bepaalde scope.
Wat is het verschil tussen een interne en externe ISO 9001-audit?
De interne audit wordt door of namens de eigen organisatie uitgevoerd als onderdeel van het kwaliteitsmanagementsysteem. Een externe audit wordt door een externe partij uitgevoerd, bijvoorbeeld in het kader van ISO 9001-certificering.
Moet een interne auditor gecertificeerd zijn?
ISO 9001 schrijft niet voor dat iedere interne auditor een specifiek persoonlijk certificaat moet hebben. De organisatie moet er wel voor zorgen dat auditors geschikt zijn voor de taak en dat objectiviteit en onpartijdigheid van de audit worden gewaarborgd.
Waar let een auditor op?
Tijdens een certificeringsaudit kijkt een auditor niet alleen of je kunt laten zien dát er een interne audit is uitgevoerd. De auditor zal ook willen zien of het auditprogramma logisch is opgebouwd, of relevante processen worden onderzocht, of auditors voldoende objectief kunnen werken en of bevindingen daadwerkelijk worden opgevolgd.
Een sterke interne audit laat daarom een duidelijke lijn zien: controleren, bevinding vastleggen, actie bepalen, uitvoeren en controleren of de maatregel werkt. Wanneer die cyclus zichtbaar is, wordt de interne audit een daadwerkelijk verbeterinstrument in plaats van een verplicht document voor ISO 9001.