Medewerkers hoeven niet de volledige ISO 14001-norm of het complete milieuaspectenregister uit hun hoofd te kennen. Ze moeten vooral weten welke milieuaspecten relevant zijn voor hun eigen werkzaamheden, welke gevolgen hun handelen kan hebben en welke afspraken zij moeten volgen om milieueffecten te beheersen.
Voor een magazijnmedewerker kan dat gaan over afvalscheiding, opslag van gevaarlijke stoffen en handelen bij lekkage. Voor een chauffeur kunnen brandstofverbruik en morsingen relevant zijn, terwijl een inkoper bijvoorbeeld moet weten welke milieu-eisen gelden bij de keuze van leveranciers of materialen.
Het uitgangspunt is eenvoudig: een medewerker moet voldoende begrijpen van de milieu-impact van zijn of haar eigen werk om de werkzaamheden volgens de gemaakte milieuafspraken uit te voeren en juist te handelen wanneer iets afwijkt.
Wat vraagt ISO 14001 van medewerkers?
Bewustwording van medewerkers is binnen ISO 14001 onderdeel van hoofdstuk 7.3. Het gaat er niet om dat iedere medewerker een ISO-cursus volgt. De organisatie moet ervoor zorgen dat mensen die onder haar verantwoordelijkheid werken begrijpen wat voor hun werkzaamheden relevant is.
Dat betekent in de praktijk dat medewerkers onder andere moeten begrijpen welke belangrijke milieuaspecten met hun werkzaamheden samenhangen, welke gevolgen verkeerd handelen kan hebben en hoe zij kunnen bijdragen aan een goed werkend milieumanagementsysteem.
Ook moeten relevante afspraken bekend zijn. Denk bijvoorbeeld aan afvalscheiding, dosering van chemicaliën, opslag, energiegebruik, omgang met milieu-incidenten of het melden van afwijkingen.
Moet personeel het milieuaspectenregister kennen?
Nee. Het is normaal gesproken niet nodig dat iedere medewerker het volledige milieuaspectenregister kent of kan uitleggen hoe alle milieuaspecten van de organisatie zijn beoordeeld.
Het register is vooral een hulpmiddel waarmee de organisatie haar activiteiten, milieuaspecten, milieueffecten en belangrijke aandachtspunten structureert. Voor medewerkers is vooral het gedeelte relevant dat betrekking heeft op hun eigen werkzaamheden.
Heeft je organisatie bijvoorbeeld twintig milieuaspecten vastgesteld, maar zijn voor een magazijnmedewerker alleen afval, verpakkingsmateriaal, gevaarlijke stoffen en lekkages relevant? Dan hoeft die medewerker niet uitgebreid te worden geïnstrueerd over onderwerpen waar hij in zijn werkzaamheden geen invloed op heeft.
Wat moet een medewerker concreet weten?
Welke kennis nodig is verschilt per functie. Toch komen een aantal onderwerpen vaak terug.
- welke milieuaspecten bij de eigen werkzaamheden horen;
- welke belangrijke milieueffecten daarbij kunnen ontstaan;
- welke werkinstructies of afspraken van toepassing zijn;
- hoe afval en materialen moeten worden gescheiden of opgeslagen;
- wat te doen bij een lekkage, morsing of ander milieu-incident;
- waar afwijkingen of incidenten gemeld moeten worden;
- welke milieudoelen relevant zijn voor het eigen werk;
- welke gevolgen het niet volgen van afspraken kan hebben.
Voorbeelden per functie
Een algemene presentatie over ISO 14001 voor het hele bedrijf is vaak minder effectief dan gerichte uitleg per functie. De milieuaspecten van iemand op kantoor verschillen immers sterk van die van iemand in productie.
| Functie | Relevante milieuaspecten | Wat moet de medewerker weten? |
|---|---|---|
| Magazijnmedewerker | Afval, verpakkingen, opslag, gevaarlijke stoffen | Hoe afval wordt gescheiden, waar stoffen worden opgeslagen en wat te doen bij lekkage of beschadiging. |
| Productiemedewerker | Energie, grondstoffen, afval, emissies | Welke instellingen of werkwijzen verspilling beperken en hoe afwijkingen worden gemeld. |
| Chauffeur | Brandstof, uitstoot, lekkages | Welke afspraken gelden voor rijgedrag, tanken, voertuigcontrole en handelen bij morsingen. |
| Kantoormedewerker | Energie, papier, afval | Welke afspraken gelden voor afvalscheiding, energiegebruik en materiaalgebruik. |
| Inkoper | Materialen, leveranciers, levenscyclus | Welke milieucriteria relevant zijn bij producten, diensten en leveranciers. |
| Technische dienst | Olie, chemicaliën, afval, energie, lekkages | Hoe stoffen veilig worden gebruikt, hoe afval wordt afgevoerd en welke milieu-incidenten moeten worden gemeld. |
Voorbeeld: wat moet een magazijnmedewerker weten?
Afval en gevaarlijke stoffen in het magazijn
Stel dat een magazijn verschillende afvalstromen heeft en daarnaast olie, schoonmaakmiddelen en andere vloeistoffen opslaat.
Een magazijnmedewerker hoeft dan niet uit te kunnen leggen hoe de organisatie de significantie van ieder milieuaspect heeft berekend. Wel moet de medewerker bijvoorbeeld weten:
- welk afval in welke container hoort;
- welke stoffen apart moeten worden opgeslagen;
- dat verpakkingen met productresten niet bij normaal afval mogen;
- waar absorptiemateriaal of een spill kit ligt;
- wat te doen wanneer een verpakking lekt;
- bij wie een milieu-incident moet worden gemeld.
Op die manier wordt ISO 14001 vertaald naar concreet gedrag op de werkvloer.
Milieuaspecten vertalen naar de dagelijkse praktijk
Voor medewerkers is vooral belangrijk dat zij begrijpen welke onderdelen van hun werkzaamheden invloed kunnen hebben op het milieu en welk gevolg verkeerd handelen kan hebben. Bij het werken met olie is bijvoorbeeld het gebruik en de opslag van olie het relevante milieuaspect, terwijl bodem- of waterverontreiniging een mogelijk milieueffect kan zijn.
Wil je dit onderscheid uitgebreider behandelen, bekijk dan onze uitleg over het verschil tussen milieuaspecten en milieueffecten .
Voor de medewerker zelf is vervolgens vooral belangrijk welke werkinstructie bij het milieuaspect hoort en wat hij of zij moet doen om ongewenste milieueffecten te voorkomen.
Hoe zorg je dat medewerkers weten wat van hen wordt verwacht?
De manier van instrueren moet passen bij het werk. Voor eenvoudige milieuafspraken is een korte uitleg op de werkplek vaak geschikter dan een uitgebreide opleiding.
-
Bepaal per functie wat relevant is.
Kijk welke werkzaamheden invloed hebben op belangrijke milieuaspecten. -
Vertaal milieuaspecten naar concreet gedrag.
Schrijf niet alleen dat afval een belangrijk milieuaspect is, maar leg uit welk afval waar moet worden weggegooid. -
Kies een passende manier van uitleggen.
Dit kan tijdens het inwerken, een toolboxmeeting, werkoverleg, korte instructie of opleiding. -
Zorg dat belangrijke informatie beschikbaar blijft.
Gebruik waar nodig een werkinstructie, sticker, poster, schema of digitale instructie. -
Controleer of de afspraak wordt begrepen.
Kijk in de praktijk of medewerkers weten wat ze moeten doen en of de werkwijze daadwerkelijk wordt gevolgd.
De manier waarop informatie binnen de organisatie wordt verspreid hangt ook samen met interne milieucommunicatie .
Moet iedereen een ISO 14001-opleiding volgen?
Nee. ISO 14001 vereist niet dat iedere medewerker een formele ISO 14001-cursus volgt.
De benodigde kennis moet aansluiten bij de functie. Iemand die verantwoordelijk is voor het milieumanagementsysteem heeft vanzelfsprekend meer inhoudelijke kennis nodig dan een medewerker die alleen een specifieke milieu-instructie voor zijn werkzaamheden hoeft te volgen.
Een medewerker hoeft dus niet te kunnen vertellen wat een specifiek hoofdstuknummer van ISO 14001 inhoudt. Hij moet wel weten wat hij met een lekkende verpakking doet wanneer dat onderdeel van zijn werkzaamheden is.
Bewustwording en competentie zijn niet hetzelfde
Bewustwording gaat vooral over begrijpen wat relevant is en waarom bepaalde afspraken bestaan. Competentie gaat een stap verder: iemand moet voldoende kennis en vaardigheden hebben om een taak goed uit te voeren.
Bij afvalscheiding kan een korte instructie voldoende zijn voor bewustwording. Voor het bedienen van een installatie die emissies voorkomt kan aantoonbare vakkennis of opleiding noodzakelijk zijn.
Kijk daarom per taak welke combinatie van uitleg, ervaring, instructie en eventuele opleiding nodig is.
Hoe toon je aan dat medewerkers voldoende zijn geïnformeerd?
Je hoeft niet van iedere eenvoudige milieu-instructie een uitgebreid dossier te maken. Wel moet de organisatie voldoende vertrouwen hebben dat medewerkers weten wat van hen wordt verwacht.
Afhankelijk van het onderwerp kun je bijvoorbeeld gebruikmaken van:
- een inwerkchecklist;
- registratie van een toolboxmeeting;
- een aanwezigheidslijst van een instructie;
- een opleidingsregister;
- een werkinstructie op de werkplek;
- foto's of aanduidingen bij afval- en opslaglocaties;
- gesprekken en observaties tijdens interne controles;
- registraties van uitgevoerde oefeningen of trainingen.
Vooral bij werkzaamheden die grote milieugevolgen kunnen hebben is het verstandig om duidelijker vast te leggen wie is geïnstrueerd of opgeleid.
Milieuprestaties begrijpelijk maken voor medewerkers
Medewerkers hoeven ook niet alle milieucijfers van de organisatie te kennen. Het kan wel helpen om resultaten te delen die rechtstreeks verband houden met hun werkzaamheden.
Als afvalscheiding bijvoorbeeld een belangrijk aandachtspunt is, kun je laten zien dat het restafval het afgelopen kwartaal is verminderd. Daarmee wordt zichtbaar waarom de gemaakte afspraken relevant zijn en welk effect het gedrag van medewerkers heeft.
Meer over het kiezen en volgen van dergelijke indicatoren lees je bij milieuprestaties meten voor ISO 14001 .
Wanneer moet je medewerkers opnieuw informeren?
Milieu-instructies zijn geen eenmalige activiteit. Wanneer werkzaamheden of risico's veranderen, moet je beoordelen of medewerkers nieuwe informatie nodig hebben.
Denk bijvoorbeeld aan:
- een nieuw productieproces;
- een nieuwe chemische stof;
- een gewijzigde afvalstroom;
- nieuwe machines of installaties;
- een aangepast noodplan;
- een milieu-incident;
- nieuwe wettelijke eisen die invloed hebben op de werkzaamheden;
- een nieuwe medewerker of gewijzigde functie.
De organisatie hoeft dus niet automatisch ieder jaar dezelfde presentatie opnieuw te geven. Kijk vooral of de kennis nog actueel en passend is.
Veelgemaakte fouten
Iedereen krijgt dezelfde ISO-training
Een algemene presentatie is snel georganiseerd, maar vertelt een magazijnmedewerker vaak niet wat hij morgen anders moet doen.
Alleen het milieuaspect benoemen
“Afval is een significant milieuaspect” zegt weinig. Leg ook uit welk gedrag en welke werkwijze daarbij horen.
Alleen een handtekening verzamelen
Een aanwezigheidslijst bewijst dat iemand aanwezig was, maar niet automatisch dat de instructie wordt begrepen of toegepast.
Veranderingen niet doorgeven
Een oude instructie kan juist problemen veroorzaken wanneer processen, stoffen, afvalstromen of verantwoordelijkheden inmiddels zijn veranderd.
Checklist: weten medewerkers genoeg?
Loop voor functies die invloed hebben op belangrijke milieuaspecten de volgende punten na:
- Weet de medewerker welke milieuaspecten bij het eigen werk horen?
- Begrijpt de medewerker waarom deze belangrijk zijn?
- Weet de medewerker welke werkwijze of instructie geldt?
- Weet de medewerker wat te doen wanneer iets fout gaat?
- Weet de medewerker waar een incident of afwijking gemeld moet worden?
- Is extra opleiding nodig om bepaalde werkzaamheden correct uit te voeren?
- Zijn instructies nog actueel?
- Is in de praktijk zichtbaar dat medewerkers de afspraken toepassen?
Personeel en milieuaspecten in ISO Portal Online
Binnen ISO Portal Online kun je milieuaspecten verbinden met processen, verantwoordelijkheden, acties en andere onderdelen van het milieumanagementsysteem. Daardoor wordt duidelijk welke onderwerpen relevant zijn en welke afspraken binnen de organisatie moeten worden toegepast.
Dat helpt om van een technisch milieuaspectenregister naar een praktisch systeem te gaan: niet alleen vastleggen welk milieuaspect bestaat, maar ook bepalen wie ermee te maken heeft en wat daar in het dagelijkse werk mee moet gebeuren.
Bekijk hoe ISO 14001 software helpt om milieuaspecten, verantwoordelijkheden, doelstellingen, audits en verbeteracties binnen één milieumanagementsysteem te beheren.
Veelgestelde vragen over personeel en milieuaspecten
Moet iedere medewerker de milieuaspecten van de organisatie kennen?
Niet allemaal. Medewerkers moeten vooral begrijpen welke milieuaspecten en mogelijke milieueffecten relevant zijn voor hun eigen werkzaamheden en welke afspraken daarbij gelden.
Moet personeel het milieuaspectenregister kunnen uitleggen?
Nee. Het volledige milieuaspectenregister hoeft niet bij iedere medewerker bekend te zijn. De organisatie moet de relevante milieuaspecten vertalen naar begrijpelijke instructies en afspraken voor de mensen die ermee werken.
Moet iedere medewerker een ISO 14001-cursus volgen?
Nee. De benodigde kennis en instructie moeten passen bij de werkzaamheden. Voor sommige functies is een korte werkinstructie voldoende, terwijl voor specialistische werkzaamheden aanvullende opleiding noodzakelijk kan zijn.
Wat moet een magazijnmedewerker weten over ISO 14001?
Dat hangt af van de activiteiten in het magazijn. Vaak gaat het om afvalscheiding, opslag van stoffen, het voorkomen van lekkages, omgaan met verpakkingsmateriaal en weten wat te doen bij een milieu-incident.
Hoe kun je aantonen dat medewerkers zijn geïnstrueerd?
Dat kan bijvoorbeeld met een inwerkchecklist, opleidingsregistratie, toolboxregistratie of werkinstructie. Daarnaast is vooral belangrijk dat medewerkers in de praktijk kunnen uitleggen wat zij moeten doen.
Wanneer moet milieu-instructie worden herhaald?
Herhaal of actualiseer instructies wanneer werkzaamheden, milieuaspecten, risico's of afspraken veranderen, wanneer nieuwe medewerkers beginnen of wanneer uit incidenten en controles blijkt dat aanvullende uitleg nodig is.
Waar let een auditor op?
Een auditor kan medewerkers op de werkvloer vragen welke milieuaspecten met hun werkzaamheden samenhangen en welke afspraken daarvoor gelden. Daarbij wordt niet verwacht dat iemand ISO-termen of hoofdstuknummers uit het hoofd kent.
Veel belangrijker is dat een medewerker bijvoorbeeld kan uitleggen waar afval terechtkomt, wat hij bij een lekkage doet, waarom een bepaalde werkwijze bestaat en bij wie een afwijking wordt gemeld. Als die antwoorden aansluiten op de afspraken in het milieumanagementsysteem én op wat in de praktijk zichtbaar is, laat je zien dat milieubewustzijn daadwerkelijk onderdeel is van het werk.